Gobierno de datos: parte II

BI Geek / Business Intelligence  / Gobierno de datos: parte II
data-governance

Gobierno de datos: parte II

En la anterior entrada correspondiente al gobierno de datos proporcionamos una definición del mismo, enumerando las ventajas que conlleva una iniciativa de este tipo. También hicimos especial hincapié en la necesidad de involucrar a las áreas de negocio para alcanzar de manera exitosa los objetivos establecidos de gobernanza y calidad. Las actividades de gobierno de datos no deben ser acometidas exclusivamente por el departamento de TI.
En esta segunda y última parte vamos a entrar más en detalle acerca de los órganos, roles y actividades que forman parte de la implantación de un gobierno de datos.

En primer lugar decir que no existe un estándar fijo a la hora de definir los perfiles, comités, modelos y políticas de un gobierno de datos. La forma y número de los mismos dependen del tipo de organización; y factores como el área en el que se desarrolla su actividad, número de empleados, número de clientes, distribución geográfica, legislación aplicable… influyen en todas las decisiones de la gobernanza de datos. Por poner un ejemplo, en la mayoría de las entidades financieras existe una persona que ejerce de manera bien definida el rol de CDO, mientras que otras grandes empresas como Amazon, Netflix o Facebook carecen de un puesto que corresponda a esta denominación.

Respecto al consejo de gobierno, este puede llamarse de distinta manera en distintas empresas, y el número de componentes y funciones también varía de una a otra. Se puede incluso dividir las tareas asignadas al comité de gobierno dando lugar a dos órganos. Uno de ellos sería el comité de seguimiento, formado principalmente por directores de las áreas de negocio, que controla y valora el grado de aplicación y resultados obtenidos; por otro lado tendríamos el equipo encargado del ejercicio efectivo del gobierno de datos (creación de políticas y estándares, monitorización de aplicación de normas, selección de herramientas…). Las personas de este último grupo pueden pertenecer tanto a las áreas de TI como a las de negocio.

Existen muchas clasificaciones de los roles de un gobierno de datos. Para facilitar las cosas, podemos agrupar todos ellos en cuatro tipos que podrían estar presentes en cualquier iniciativa de gobernanza:
• Usuarios. Utilizan los datos para alcanzar los objetivos de negocio fijados por la corporación. Son los primeros en detectar problemas en la calidad del dato y su conocimiento de la información y del uso que se quiere dar a la misma es fundamental para establecer mejoras en el flujo de datos de la empresa.

• Data Managers. Diseñan la infraestructura técnica necesaria para cumplir con los requisitos de acceso, seguridad y uso de información. También son los encargados de monitorizar el cumplimiento de las políticas anteriores. Pertenecen a los departamentos de TI.

• Propietarios. Son los encargados de asegurar la calidad y disponibilidad de la información. También autorizan los accesos a los datos. Pertenecen a las áreas de negocio.

• Stewards. Pertenecen a áreas de negocio al igual que los propietarios. Son claves como coordinadores del esfuerzo de gobierno y en la labor de crear las políticas adecuadas a implementar. Controlan de esta forma el uso, acceso y flujos de información. También son los encargados de definir las métricas que permitan monitorizar el cumplimiento de objetivos de la gobernanza de datos.

Las políticas y actividades a realizar dependen del grado de madurez que la organización tenga en la gestión y gobierno de datos. En este sentido existen diversas formas de evaluar la situación actual, aunque la mayoría de ellas tienen en común que están basadas en el modelo CMMI de la Carnegie Mellon University. Este enfoque ofrece en su versión original 5 niveles de madurez de los procesos de una empresa en un ámbito determinado. Tomándolo como base, se pueden añadir o eliminar niveles para adaptarlo mejor a la realidad de la empresa en cuestión. El siguiente esquema podría ser adoptado para evaluar el estado actual:
• Nivel 0. Dentro de la organización existe un total desconocimiento y aplicación de políticas de gobierno de datos.

• Nivel 1. Se realizan algunas actividades y controles beneficiosos en la gestión de datos. Todos estos esfuerzos se hacen de manera descentralizada y sin ningún tipo de dirección a nivel global, enfocados en silos de información departamentales.

• Nivel 2. Basándose en casos de éxito, algunas áreas han documentado las mejores prácticas y las aplican repetidamente en su ámbito de trabajo. Sigue sin existir políticas y directrices a nivel global que sean comunes en toda la empresa

• Nivel 3. A nivel corporativo existen estándares y políticas que se deben aplicar en todas las áreas y proyectos para garantizar un gobierno de datos homogéneo en toda la organización.

• Nivel 4. Se han definido objetivos del gobierno de datos y métricas para medir el grado de alcance de los mismos, los cuales afectan a todas las áreas involucradas en las actividades de gobernanza.

• Nivel 5. El gobierno de datos se convierte en una función de negocio más, equiparable por ejemplo a la tesorería, recursos humanos, gestión de activos etc.

Para poder conocer en qué nivel se encuentra la empresa es necesario hacer una valoración, calificando el grado de madurez en función de una serie de variables:
• Concienciación. Evaluar el número de personas que conocen el significado de gobernanza de datos y las políticas, roles y órganos a él asociados.

• Metadatos. Corroborar si existen datos “acerca de los datos”, que nos permita determinar su significado funcional, origen, persistencia histórica, lugar y método de almacenamiento etc. Esto es especialmente relevante en arquitecturas big data, si no se lleva una gestión robusta del metadato se corre el riesgo de perder la trazabilidad de la información cargada en los procesos de ingesta

• Data Quality. Revisar las reglas de calidad de datos encaminadas a ofrecer información que cumpla con los requerimientos exigidos por usuario.

• Formalización. Medir el grado en el que las actividades y roles se encuentran bien definidos en políticas oficiales de la corporación.

• Seguimiento. Verificar si se definieron métricas que permitan evaluar el grado de alcance de los objetivos establecidos para el gobierno de datos y si se hace un seguimiento de los valores recogidos en las mismas.
Evaluar el grado de madurez de la gobernanza de datos es un buen punto de partida para identificar las políticas y acciones que deben acometerse y establecer una planificación de las mismas. A continuación listamos un ejemplo de las más importantes:
• Definir las responsabilidades y funciones organizativas de cada uno de los roles y usuarios que intervienen en el gobierno de datos (stewards)

• Crear un diccionario de datos corporativo. Definir el significado funcional, formatos y relaciones de los datos con los que cuenta la organización. Identificar cuáles de ellos son críticos para el correcto funcionamiento de la empresa (stewards, propietarios y usuarios)

• Establecer reglas de captura y validación de datos. Los procesos que nutren de información deben garantizar la calidad de la misma (stewards y propietarios)

• Documentar la ubicación, método y persistencia de los datos (stewards); así como los responsables en cuanto al contenido (propietarios), seguridad (propietarios y data managers) y servicio (propietarios y data managers).

• Definir roles de usuarios y configurar a qué tipo de datos puede acceder cada uno de los roles (stewards y propietarios). Utilizar vistas y algoritmos de enmascaramiento de la información (data managers).

• Crear las métricas necesarias para controlar la consecución de objetivos (Stewards). Estas pueden ser de carácter cuantitativo (% de datos rechazados por incumplimiento de DQ, número de incidencias abiertas, % de datos corregidos manualmente…) o cualitativas (incremento en la satisfacción de cliente – usuario, oportunidades de negocio ganadas por mejorar el data quality, mayor cumplimiento regulatorio…)

• Seleccionar una herramienta de gobierno de datos (Stewards, propietarios y data managers). Es recomendable utilizar un solo software, el cual debe ser consensuado entre las áreas funcionales y de TI, a la vez que debe estar alineada con la estrategia global de la empresa y aportar valor al negocio

En las dos entradas dedicadas a esta temática hemos pretendido dar una visión de los planteamientos y actividades que una corporación debe tener en cuenta a la hora de acometer el gobierno de datos. Los mismos difieren en función del tipo de organización que se trate, pero si hay algo que es común en todas ellas y que ya hemos recalcado varias veces: es una labor común de las áreas funcionales y técnicas, y no se obtendrán los resultados esperados si no se cuenta con un patrocinio decidido de las áreas directivas.