¿Qué tener en cuenta antes de implantar un sistema de Reporting?

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Qué tener en cuenta antes de implantar un sistema de reporting

¿Qué tener en cuenta antes de implantar un sistema de Reporting?

Como se comentó anteriormente, uno de los componentes principales del Business Intelligence es el sistema reporting. Antes de implementarlo se ha tener claro que realmente va a aportar valor a la organización. ¿En qué basarnos a la hora de plantearnos desarrollar esta capa o no?

Entre los diversos factores que pueden resultar determinantes a la hora de decidir implantar un sistema de reporting se encuentran las siguientes:

 

La información no llega a tiempo o no con la frecuencia que se necesita
El usuario tiene difícil acceso a la información que necesita y tiene que depender de personas especializadas para que se la proporcionen
La información que disponemos es obsoleta, no es actualizada con frecuencia
Preparar, ordenar y enviar la información requiere mucho tiempo y unos elevados costes de gestión
La información que se recibe no está orientada a cada perfil de usuario
Dificultad en consolidar y agregar los datos de diferentes orígenes o entidades
La información no es fiable, es manipulable y sus valores pueden variar por errores en su extracción o forma de presentación
No se dispone de la información fuera de la oficina o a través de dispositivos móviles
Se tienen múltiples representaciones de una misma realidad, ya que no han sido correctamente definidos los informes y su contenido
En los informes solo se tiene una visión de lo ya sucedido y no tiene capacidad de simular y adelantarse a posibles situaciones
No dispone de una buena representación gráfica que de una visión rápida del estado de la organización

 

Aspectos a tener en cuenta en el proceso de implantación de un sistema de reporting

Antes de implantar un sistema de reporting, ¿qué se debe tener en cuenta?

Tiene que existir un compromiso y convencimiento por parte de las altos cargos respecto a la aportación de mejoras y así poder llegar a implementar reportes que aporten el valor esperado. Es necesario tener a disposición recursos y tiempo de dedicación de los usuarios clave que conozcan los requerimientos del negocio y que éstos tengan claro el valor añadido que supone la capa de reporting en el negocio.

Cabe destacar que estos requisitos son totalmente necesarios pero, lo primero que debemos tener, es una buena fuente de datos para poder alimentar esta solución.

Si todos o alguno de los aspectos comentados, no están claros y bien definidos, es recomendable realizar una consultoría previa o ante-proyecto para dejar preparada a la organización y así poder implementar un solución de reporting de manera exitosa.

 

Conclusiones

En definitiva, tiene que estar claro que el reporting constituye una necesidad para asegurar el correcto funcionamiento de la organización, así como mantener la evolución y el crecimiento de la misma. Para esto, es necesario que el sistema de reporting sea flexible y sea capaz de dar en cada momento respuestas a las necesidades. En la siguiente entrada, hablaremos de por qué fallan las implantaciones de reporting y qué metodología llevar a cabo para que esto funcione.

Cualquier duda o aclaración que precisen, no duden en comentarla.