Beneficios de un Sistema Informacional para mi empresa- Parte 1

Antes de centrarnos en los beneficios de un sistema informacional, vayamos a las raíces del asunto. Una definición general del Business Intelligence es el conjunto de técnicas y procesos empleados para transformar los datos en información y la información en conocimiento para respaldar la toma de decisiones. En una empresa, estaríamos hablando de basar sus estrategias y la toma de decisiones en los datos, lo que nos permite rescatar el término de «compañía data-driven», muy empleado en la actualidad.

Siguiendo con esta introducción, a día de hoy no es un secreto que las compañías data-driven son mucho más eficientes y competitivas que aquellas que no exprimen el potencial de los datos. De ahí que las que tienen esta premisa grabada en su ADN inviertan, de manera incondicional, partidas anuales en la gestión y explotación de este valioso activo.

Pues bien, si dijéramos que los datos son un líquido que nos permite respaldar las decisiones, un sistema informacional sería el recipiente en el que lo almacenamos y tratamos.

Por lo tanto, si nos preguntásemos si debería invertir nuestra empresa en un sistema informacional, la respuesta sería directa, . Es más, si no lo hacemos, será cuestión de tiempo que nuestra empresa acabe fracasando frente a la competencia.

Llegados a este punto, una pregunta que sí nos puede generar quebraderos de cabeza sería: ¿cuánto y cuándo he de invertir en un sistema informacional? Antes de arrojar luz sobre la respuesta, entendamos qué es un sistema informacional bien enfocado y de qué planteamientos tenemos huir.

Un sistema informacional bien enfocado

Siguiendo con el símil del fluido y el recipiente, supongamos que tenemos que gestionar el agua de una región para poder usarla de manera eficiente. En otras palabras, esto implicaría conocer qué fuentes de agua tiene mi región (ríos, arroyos, acuíferos, aguas pluviales, etc) para después poder almacenarla correctamente, conocer qué calidad tiene, cómo tenemos que tratarla para cada uno de los usos que se le vaya a dar y distribuirla adecuadamente para cubrir todas las necesidades de la zona (hogares, terrenos de regadío, piscinas, parques y jardines, etc).

Ahora veamos dos escenarios bien distintos:

Escenario A:

En la región no hay un órgano encargado de la gestión del agua, por lo que se carece de las infraestructuras necesarias para centralizar su captación, almacenamiento y distribución. Unos vecinos deciden conectarse a un arroyo para llevar agua a sus hogares, otros se conectan a un acuífero que el resto desconoce, otros llenan sus piscinas desde un río próximo, los agricultores deciden hacer un trasvase desde otro arroyo sin ser conscientes de que están afectando a otros vecinos aguas abajo, etc. Cada cual se preocupa por su propio abastecimiento, no hay un control de la calidad, habrá vecinos que, por desconocimiento y falta de recursos, no tengan acceso diario al agua, terrenos de regadío en los que sobre y otros en los que no llegue, etc.

Escenario B:

En la región existe un órgano responsable de la gestión del agua, de su captación, de su calidad y su distribución. Éste órgano ha analizado el terreno, ha identificado todas las fuentes y flujos de agua de la zona y ha construido un embalse que recoge todas las aguas de los distintos ríos, arroyos, flujos subterráneos y aguas pluviales de la región. Desde ahí, tiene un sistema de distribución que le permite dirigir el agua hasta los hogares, piscinas, parques, terrenos de regadío, etc. pudiendo priorizar unos usos frente a otros en función de las reservas del agua, de su calidad y otros condicionantes.

Acepto que es un ejercicio que podríamos tachar de infantil pero, volviendo al mundo de los datos, lamentablemente el escenario A es la realidad de muchas empresas. Y esto es así porque estas empresas, de una u otra manera, se enfrentan a distintas barreras a la hora de dar el paso hacia el Escenario B.

Barreras internas

A lo largo de los años, tras estar en contacto con empresas de distintos sectores y tamaños, nos hemos encontrado con todo tipo de respuestas e impedimentos a la hora de plantearles un modelo de gestión de los datos adecuado para su negocio.

Si tuviera que resumir estas experiencias, destacaría tres grandes barreras o razones por las cuales todavía existen empresas que aún no han decidido invertir en un sistema informacional:

Falta de conocimiento y cultura del dato

Hoy en día, es difícil encontrar una empresa que no haya oído hablar del potencial del Big Data y de los datos. Sin embargo, sigue siendo habitual encontrar empresas en las que aún no hay una persona especializada en esta materia, con los conocimientos necesarios para diseñar una estrategia de gestión de los datos adaptada a las necesidades reales del negocio.
Al no existir esta figura, a la empresa le va a resultar difícil ver con claridad qué clase de sistema informacional necesita, qué ventajas va a generar y, aún más, saber cómo plantear su desarrollo y uso.

Resistencia al cambio

Este es un caso muy común en empresas en las que los diferentes departamentos y responsables se han acostumbrado a trabajar y usar los datos «a su manera», sin disponer de un sistema informacional centralizado. Cada departamento gestiona sus datos de manera independiente, normalmente mediante procesos y técnicas poco eficientes que implican muchas manualidades y pérdida de tiempo en tareas que podría automatizarse. Sin embargo, a ellos les funciona y prefieren que nadie se entrometa en su manera de trabajar (y mucho menos invertir en una solución que creen no necesitar)

Este caso, combinado con el de la falta de conocimiento y llevado al extremo, sería similar al del escenario A anteriormente expuesto con el ejemplo del agua.

ROI difícil de medir

Esta otra barrera es bastante común. Es cierto que el retorno de la inversión en un sistema informacional no es ni inmediato, ni directo. Suele pasar un tiempo hasta que se muestran sus resultados y, aún así, no suelen identificarse con claridad. Es más sencillo atribuir el éxito de una estrategia de fidelización y retención de clientes, de aumento de ventas, de optimización de costes operacionales o de posicionamiento frente a la competencia a los responsables de cada departamento y no tanto interpretar que en gran medida se debe a la herramienta que todos ellos usan, los datos.

La realidad es que cuánto más se tarde en dar el paso, más complejo y costoso será pasar del escenario A al B

Bien, si lográis romper estas barreras en vuestra compañía, habréis dado el paso más importante para hacer crecer vuestro negocio. El siguiente paso es elegir el enfoque correcto a la hora de construir vuestro sistema informacional, que lo expondré en la segunda parte de este artículo.

En BI Geek, consultora especializada en Analítica Avanzada y Big Data, apostamos por un nuevo modelo de consultoría orientado a hacer accesibles las soluciones informacionales y de tratamiento de datos para cualquier tipo de empresa.

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