¿Cómo organizar Tableau Server?

En entradas previas hemos venido hablando sobre el rendimiento de nuestros portales de acceso a los informes en Tableau. Siguiendo el hilo, otro punto a tener en cuenta en nuestra organización, es una buena organización y administración del servidor de Tableau. 

Es importante tener definidos diferentes roles de usuario con distintas capacidades sobre el contenido. No solo es necesario tener separados los distintos tipos de usuario, sino que el contenido debe estar también separado. Para esta tarea, surgen los sitios en Tableau Server.

¿Qué es un sitio?

Un sitio es una serie de contenido (libros de trabajo, fuentes de datos, usuarios, etcétera) separado del resto de contenido en una misma instancia de Tableau Server. Tableau Server admite la arquitectura multiempresa. Así permite a los administradores del servidor crear varios sitios en el servidor para distintos conjuntos de usuarios y contenido.
Cada sitio tiene su propia URL y su propio conjunto de usuarios. Además, cada sitio tiene contenido, proyectos y fuentes de datos completamente separados.
Los sitios no solo pueden servir para aislar contenido, si no que también pueden ser usados como entornos de trabajo diferenciados. Así, por ejemplo, los desarrolladores podrían tener un sitio asignado, donde publicar y probar sus informes con datos de prueba. Una vez obtengan el visto bueno por parte del usuario, estos informes serían migrados a un sitio superior (pre-producción) con datos reales.

¿Qué es un administrador de sitio?

El administrador de sitio es el encargado de crear y mantener los usuarios de Tableau Desktop. Éste asigna permisos para publicar, compartir y administrar las fuentes de datos y los libros de trabajo, así como conectarse a ellos. Sus responsabilidades incluyen crear y administrar usuarios y grupos, crear proyectos para organizar contenido del sitio, asignar permisos para permitir a los usuarios acceder al contenido que necesitan, programar actualizaciones de extracto de datos, entre otras.
Sin embargo, los administradores del servidor configuran Tableau Server: lo instalan y actualizan. También crean los sitios que sean necesarios. (Los administradores de sitio no disponen de permisos para crear sitios).

Planificación de un sitio

Como recomendación, antes de añadir contenido a un sitio, se deben planificar los siguientes aspectos del mismo:

Proyectos

Se pueden crear proyectos en un sitio, permitiendo la organización del contenido del mismo. Se pueden configurar proyectos para diferentes departamentos o proyectos que contengan todo el contenido de la organización. Los proyectos resultan muy útiles ya que, se pueden configurar distintos permisos a cada uno de ellos.
Como buena práctica, es recomendable no usar el proyecto “Predeterminado” para el contenido. Sin embargo, debe usarse para configurar los permisos, ya que este proyecto “Predeterminado” funciona como plantilla, y el resto de proyectos que se crean heredan los permisos del mismo.

Usuarios y grupos

Es importante saber qué usuarios necesitan acceso al contenido. Se deberán añadir los usuarios que ya tengan acceso al servidor al sitio correspondiente. Los usuarios pueden pertenecer a más de un sitio.
Se recomienda agrupar los usuarios en distintos grupos, ya que esto ayudará a asignar los permisos a nivel de grupo sin necesidad de asignarlo usuario por usuario.

Roles de sitios y permisos

Cada usuario tiene un rol de sitio que determinará el número máximo de permisos que puede tener en el sitio. Como parte de la planificación del sitio, se deben decidir qué roles asignar a cada usuario. Se debe tener en cuenta que, un rol demasiado restrictivo puede ocasionar que el usuario no pueda realizar su trabajo, o por el contrario, pueda realizar acciones que puedan comprometer el contenido del sitio o incluso de toda la organización.

Programa de actualización de extractos

También es parte de las tareas de un administrador de sitios asegurarse que todos los extractos de datos se actualizan y que contienen la información más reciente.

En este artículo hemos visto en líneas generales los principales componentes que tienen que planificarse dentro de Tableau Server, así como la importancia de tener bien diferenciados diferentes sitios de trabajo. En próximas entradas, se hablará de cómo crear estos sitios y de cómo analizar el uso y rendimiento del mismo.