Plan Director de Proyecto: AS-IS, TO-BE y PDP

A la hora de plantear una solución robusta para la gestión de los datos de nuestra compañía, pueden surgir todo tipo de preguntas: ¿Qué tipo de sistema de información necesita mi empresa? ¿Qué tecnologías debería seleccionar? ¿Qué me conviene más, una solución On Premise o Cloud? En este artículo queremos compartir con vosotros la metodología de trabajo que empleamos cuando nuestros clientes saben que necesitan dar un paso hacia delante en su gestión de los datos pero no tienen del todo claro hacia qué modelo dirigirse y cómo llegar hasta él: el Plan Director de Proyecto.

Si bien la metodología no es nueva, llevamos usándola muchos años y hemos ido adaptándola a medida que evolucionaban las necesidades comunes de las compañías y las tecnologías de la información. Por lo tanto, si ya la conoces y lees algún enfoque nuevo o, simplemente, diferente, es por esta adaptación de la misma. Básicamente, hemos sacado lo mejor de ella y la hemos nutrido con algunas mejoras basadas en nuestra propia experiencia.

El Objetivo de un Plan Director de Proyecto

A grandes rasgos, podemos resumir que un Plan Director de Proyecto (PDP) tiene como objetivo trazar la hoja de ruta entre el escenario actual de una compañía y el escenario deseado. Obviamente, dado que el perfil de BI Geek es el de una consultora de Business Intelligence, Big Data y Analítica Avanzada, cuando hablamos de escenario actual y escenario deseado nos referimos siempre a la perspectiva de la gestión y consumo de los datos de una compañía.

Todas las empresas, dispongan de un sistema informacional maduro o no, hacen uso de los datos. Desde aplicaciones de facturación, de gestión de clientes, de gestión de productos o de análisis de tráfico web, hasta los típicos Excel que se usan para almacenar la información y consumirla a través de reportes personalizados. Todo ello forma parte de lo que llamamos sistemas de información, estén correctamente centralizados y gobernados o no. Entender cómo funciona una empresa, cómo se generan los datos en su día a día, cómo los gestiona, los procesa y los consume, constituye el punto de partida para poder diseñar una solución que, no solo de respuesta a las necesidades de hoy, sino también a las de mañana. Este entendimiento sobre cómo está funcionando la compañía, constituye el escenario actual.

Pero nuestra forma de ver el Plan Director de Proyecto no solo va de tecnología, también es necesario entender qué equipos humanos tienen las compañías, qué conocimientos tienen, como se relacionan y bajo qué procedimientos y metodologías trabajan. Aglutinando todo ello, en paralelo a las necesidades técnicas, podremos partir del escenario actual para diseñar ese escenario ideal que antes mencionábamos.

Pues bien, una vez tenemos diseñado el escenario al que la empresa necesita dirigirse, este PDP será la guía que marque la transición entre un modelo y otro.

Fases de un Plan Director de Proyecto

Estos proyectos los dividimos en tres grandes bloques, cada cual con sus propias características y objetivos:

Plan Director de Proyecto

 

AS-IS

Es la primera de las fases y conlleva un entendimiento completo de la situación actual de la compañía. En esta primera parte del proyecto realizamos una auditoría detallada de la empresa en términos de gestión y consumo de los datos.

Analizamos las fuentes de datos que existen en la actualidad, qué datos generan, con qué periodicidad, en qué formatos, bajo qué tecnologías. Cómo se extraen estos datos desde las fuentes, qué se hace con ellos, cómo se procesan, cómo se consumen y presentan. Nos entrevistamos con los equipos de IT para entender cómo trabajan, cuáles son sus responsabilidades, qué metodologías de trabajo aplican en su día a día. También nos sentamos con las áreas de negocio para entender cómo consumen la información y con qué herramientas.

La clave es entender perfectamente cuál es el día a día de la compañía, tanto el de los equipos técnicos, responsables de gestionar los datos, como el de los consumidores finales.

Con toda esta información, redactamos un documento a entregar nada más finalizar esta primera fase del proyecto. El objetivo no es otro que el de validar con los equipos de la compañía que ambas partes entendemos y compartimos la misma visión sobre la situación actual de la empresa.

TO-BE

El objetivo de esta segunda parte del proyecto es diseñar un sistema informacional para dar respuesta a sus necesidades actuales y futuras. Es una fase de reuniones con todos los agentes implicados en el ciclo de vida del dato. La finalidad es recopilar los puntos clave deseados por todos los actores en la gestión de los datos, desde los equipos responsables de los aspectos más técnicos, hasta los usuarios finales de la información.

Este escenario ideal ha de estar totalmente adaptado al contexto de la compañía. Esto es una realidad, no existen soluciones estándar. Más allá de las necesidades actuales y futuras, cada empresa tiene su propio contexto en términos de generación y consumo de los datos, de conocimiento técnico para poder mantener y evolucionar la solución, de presupuesto, de preferencias a la hora de emplear unas tecnologías u otras… Es por ello que, para poder diseñar la solución final, hay que tener en cuenta diferentes variables o puntos clave. Y aquí nos referimos a variables tanto a nivel de las propias preferencias que tenga la compañía a la hora de consumir la información, como a nivel tecnológico, metodológico, presupuestario o incluso regulatorio.

En esta fase también llevamos a cabo talleres de Design Thinking. Estos van dirigidos para facilitar que todos los implicados aporten su visión sobre qué necesidades hay en la actualidad y cómo imaginan que sería esa solución ideal. Aquí les animamos a que lancen todas las ideas y mejoras que se les pase por la cabeza, por locas que parezcan. Al final, todas estas ideas acaban colocándose en una matriz de coste/beneficio, dejando claro cuáles deberían ser priorizadas a la hora emprender el viaje hacia el escenario ideal (las de mayor beneficio a menor coste). Como anotación, cuando hablamos de coste no nos referimos exclusivamente al coste económico o técnico. También nos referimos a otros costes, como el burocrático (por implicar a varios departamentos), al regulatorio, legal, etc.

Al final de esta fase entregamos un documento que contiene el diseño de la solución ideal. Dicho documento incluye la arquitectura finalista, las tecnologías que se emplearán y todos aquellos módulos funcionales que se incluirán para dar respuesta a las necesidades del negocio.

PDP

La última fase consiste en elaborar el Plan Director de Proyecto final. Una vez que ya se ha entendido como se funciona actualmente en la compañía y cuál es la solución que se necesita, en esta fase nuestros equipos se centran en trazar la hoja de ruta entre el escenario actual y el escenario ideal.

Normalmente no es necesario mantener más reuniones, más allá de meras consultas para aclarar posibles dudas puntuales. El grueso del trabajo recae en diseñar un plan de transición para llegar desde el punto actual a la solución definida.

Este plan lo partimos en varias fases, apostando siempre por un enfoque incremental que se centre primero en los aspectos más importantes para el negocio. Y es aquí donde tiene mucho peso el resultado de los talleres de Design Thinking. De entre todas las ideas que se hayan aportado durante el mismo, se seleccionarán aquellas que mayor beneficio aporten a menor coste. En ellas se basará la priorización de las distintas fases del Plan Director de Proyecto.

El documento final, aparte de incluir estas fases o mini proyectos, incluye el plan de ejecución completo: una planificación detallada de cada fase, los costes asociados a las tecnologías que se emplearán, metodologías de trabajo, etc.

¿Qué empresas demandan estos servicios?

El Plan Director de Proyecto es un tipo de servicio que nos demandan muchos de nuestros clientes, con independencia del tamaño o sector de las empresas.

Normalmente, el tipo de compañías que recurren a nosotros para solicitar estos proyectos son aquellas que se encuentran en una fase de crecimiento y expansión. Empresas que han hecho bien las cosas, que han crecido a ritmos acelerados y que, por una razón u otra, no tienen todo el conocimiento o la capacidad necesaria para afrontarlo por sí mismas.

Pero no es el único perfil de las empresas que lo demandan. Nos hemos encontrado con otros casos en los que, siendo compañías asentadas, con amplios departamentos técnicos, acuden a nosotros simplemente por una cuestión de experiencia en este tipo de proyectos. Sumado a que, en ocasiones, ponerse de acuerdo entre departamentos en las grandes organizaciones y compartir una visión común puede convertirse en una situación compleja a la hora de definir una solución en la que encajen todas las piezas. Y en estos casos, la objetividad que aportan las empresas externas agiliza los proyectos.

En cuanto a la duración de un Plan Director de Proyecto, la realidad es que no hay nada escrito. Dependiendo de la complejidad de cada caso, el proyecto puede durar desde 3 semanas hasta 2 o 3 meses. Para concretar el tiempo a dedicar, solemos tener reuniones previas para extraer cierta información que nos de visibilidad sobre el envergadura del caso a estudiar.

En próximos artículos profundizaremos sobre cada una de las fases comentadas (AS-IS, TO-BE y PDP), entrando en mayor detalle sobre los principales aspectos a tener en cuenta para su correcta ejecución.

En BI Geek, consultora de Analítica Avanzada y Big Data, apostamos por un modelo de consultoría orientado a hacer accesibles este tipo de soluciones para cualquier tipo de empresa.

2 comentarios

  1. Me recuerda las fases de un proyecto «estándar»: Situación actual, Objetivos, impacto en la organización y en el negocio, planificar actuaciones, ejecutar actualizaciones y fin.

    Últimamente he vivido proyectos que tapan agujeros, y cuando se tapa un agujero vemos otro agujero. He vivido que el negocio esta en abrir agujeros y tapar agujeros, sin una visión global, sin planificación, sin analizar los cambios en el negocio.

    Vivimos tiempos de cambios, debemos cuestionar que estamos haciendo ahora, no debemos pensar solo en la planificación, debemos pensar en el objetivo y el objetivo puede cambiar.

    Me gusta saber que hay sitio para la viejas ideas con nuevas herramientas de organización, desarrollo y negocio.

    1. Hola Dionisio, gracias por tu comentario!
      Sí, el verdadero reto está en alinear negocio y tecnología con una visión global, no de corto plazo o sesgada. En proyectos de gran envergadura y transformadores, es necesario comenzar con esta alineación, que ambas partes compartan la visión. Luego, se ha de plantear una transición incremental, en la que los desarrollos avancen de la mano al negocio. De esta forma, si el negocio tiene que dar un giro imprevisto, el componente tecnológico será flexible y se podrá adaptar.
      Esta metodología (contada a muy alto nivel), está basada en principios de siempre, pero la aplicamos actualizando su enfoque, los talleres que en ella intervienen, los mensajes y la propia ejecución.

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